Sich in WhatsApp Gruppen schnell und einfach zu organisieren ist zum gefühlten Volkssport geworden. Doch mit steigenden Teilnehmer*innen steigen auch die Anforderungen an die Gruppe. Viele melden sich, teilen Bilder und senden Sprachnotizen ab – wer nicht aufpasst der muss oft Hunderte Nachrichten nachlesen. Mit einigen Tipps und Tricks lässt sich je nach Zweck der Gruppe Ordnung reinbringen – damit am Ende alle profitieren können!
1. WhatsApp Gruppen mit ausgewählten Administratoren organisieren!
Für eine überflutete WhatsApp Gruppe braucht es nicht viel: Zwei Personen die sich gut verstehen genügen. Doch dafür ist die digitale Zusammenkunft nicht gedacht. Bis zu 255 Teilnehmer*innen können sich im beliebten Messenger zusammenfinden. Wer nicht frühzeitig an Regeln denkt, der wird vermutlich schnell den Überblick verlieren. Aus diesem Grund kann der Administrator der Gruppe vorgeben, wer das Recht hat zu schreiben. Es ist daher stark davon abzuraten jeden zum Administrator zu machen!
2. Nur Administratoren können Nachrichten in den WhatsApp Gruppenchat schicken!
Es ist eine nützliche Funktion, die viel zu selten genutzt wird: Nur Administratoren können Nachrichten in den Chat schreiben. Gerade bei einer einseitigen Kommunikation reicht diese Art des Gruppenchats vollkommen aus. Die Klassenchat der Kinder ist dafür da kurzfristige Veränderungen am Lehrplan zu kommunizieren? Der einseitige Chat reicht in diesem Fall aus. Der Chat bleibt frei von Vorwürfen und Begründungen. Diese Nachrichten können dann persönlich ausgetauscht.
3. Die Funktion „an alle senden“ gezielt ein- und ausschalten!
Es muss jedoch nicht bei einer einseitigen Kommunikation bleiben. Die Funktion dass sich nur Administratoren oder alle Nutzer austauschen können, lässt sich gezielt einsetzen. Ab 17:00 Uhr bis 8:00 Uhr morgens soll im Chat nichts passieren? Dann einfach die Administratoren Funktion einschalten. Oder im Rahmen einer Diskussion ist der Beitrag der anderen Gruppenteilnehmer erwünscht? Dann kann die Funktion auch gezielt eingeschaltet werden.
4. Der Gruppe mit der Hilfe von einem Einladungslink beitreten
Eine Gruppe wurde eröffnet um die Abschlussklasse von vor 10 Jahren zusammenzutrommeln? Kein leichtes Vorhaben – oft scheitert es an fehlenden Telefonnummern, Kontaktdaten und nicht mehr gültigen Anschriften. Doch um einer WhatsApp Gruppe beizutreten genügt heutzutage ein Link. Wer den Link besitzt, der kann auch der Gruppe beitreten. In diesem Fall ein sinnvolles Feature. Es sollte aber darauf geachtet werden, wer den Link erhält. Ist er öffentlich, so hat jeder Zugang. Das ist bereits bei WhatsApp zu einem Problem geworden.
5. Wenn die Gruppe nur zur Abstimmung ist, dann am besten stummschalten!
Für jede Nachricht eine Benachrichtigung. Beim Empfang von einzelnen Nachrichten kein Problem. Doch wenn der Nachrichtensturm auf eine neue WhatsApp Gruppe prasselt, dann sind diese Benachrichtigungen mehr als nervig. Deshalb empfiehlt es sich, kurz nach der Gründung der Gruppe, diese auf stumm zu schalten. Jeder klingt sich dann in die Gruppe ein, wenn er kann.
6. WhatsApp Gruppen für Freunde, Hobbys und Informationen suchen!
Der Einladungslink einer Gruppe kann auch ganz bewusst veröffentlicht werden. Mit der Hilfe von Groupler lassen sich dann öffentlichen Gruppen finden. In diesen kann man sich dann austauschen. Wer einem digitalen Buchclub beitreten mag, der kann das ab sofort tun. Bevor sich jemand jedoch mit einer Person aus einer WhatsApp Gruppe trifft, so gelten die gleichen Regeln wie im Internet: Nur in Begleitung, Absprache und erst ab dem Erwachsenenalter!
7. Für eine Nachricht eine Gruppe gründen? Eine Broadcast Liste tut es auch!
In manchen Fällen ist nur eine Nachricht nötig:
- Zum Geburtstag wird eingeladen und der Ort und Zeitpunkt steht schon fest
- Der Termin zur Hochzeit steht und soll blockiert werden
- Man bittet viele Menschen um einen Gefallen, will aber keine Gruppe eröffnen
Für diese und viele andere Anlässe benötigt es keine Gründung einer Gruppe. Es genügt eine Broadcast Liste zu benutzen. Eine Broadcast Liste sendet eine Nachricht an viele Teilnehmer*innen. Die Empfänger selber bekommen aber nichts von den anderen mit.
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8. WhatsApp Gruppen archivieren statt löschen!
Haben beruhigt. Nicht immer ist es nötig eine Gruppe vollständig zu löschen. In vielen Fällen reicht das Archivieren eines Chats aus. Dann lässt sich bei Bedarf noch etwas nachlesen. Viel Speicherplatz wird in der Regel nicht verbraucht. Oft ärgert man sich, wenn man die Daten nicht mehr hat.
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