Im durchschnitt vergeuden Mitarbeiter 20 Arbeitstage – das sind die Auswirkungen von langsamer Technik im Büro. Dabei sind die Gründe für die ungenutzte Zeit vielfältig. Ob es das Suchen nach Dokumenten ist, oder das Warten auf die Bereitschaft des Druckers seinen Dienst endlich verrichten zu wollen – das alles können Gründe sein, für ungenutzte Arbeitszeit!
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Die Auswirkungen langsamer Technik? Eine Studie von Sharp ermittelt die Gründe!
Die Studie „Unlock: Erschließen Sie 19 Arbeitstage, die jedem Mitarbeiter jährlich verloren gehen.1“ von Sharp, zeigt die Probleme mit der Technik auf, durch die die Mitarbeiter im Schnitt ca. 15 Minuten pro Tag ungenutzt auf Technik warten müssen. Wenn der Drucker streikt, Dokumente nicht auffindbar sind oder die Bedienung komplizierter ist als gedacht – dann geht Arbeitszeit verloren. Die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter wird ebenfalls durch die Auswirkungen von langsamer Technik getrübt!
Was sind die Kernaussagen der Studie?
Die Umfrage fand unter 6045 Bürokräften statt, welche aus den Ländern Frankreich, Deutschland, UK, Italien, Schweden, Polen, Niederlande, Tschechien und den Niederlanden stammen. 1045 Befragte stammen aus Deutschland. Dies sind die Fakten der Studie:
- 10.000 Minuten bzw. 20 Arbeitstage / Jahr verliert ein Arbeitnehmer, durch die Auswirkungen von langsamer Technik
- 22 Minuten wird täglich nach Dokumenten oder Bildern im Netzwerk gesucht
- 8 Minuten wird täglich auf das Aufwärmen und Hochfahren von Druckern gewartet
- 9 Minuten gehen für das Ausdrucken für Dokumenten drauf2
- 31% geben an, dass Dokumente nicht leicht aufzufinden sind
- 25% klagen über veraltete Technologien, die ein effizientes Arbeiten erschweren
- 25% helfen den Kollegen gelegentlich beim Bedienen von Druckern und Scannern
- 23% bringen den Kollegen die Bedienung von Video-Konferenz-Technologie bei
- 21% geben zu, dass sie selbst nicht wissen, wie die Geräte funktionieren3
- 52% geben an, dass sie mit aktueller Technik produktiver wären
- 42% hätten eine gesteigerte Motivation, durch aktuellere Technik
- 16% würden sich der Arbeit stärker verbunden fühlen, mit moderner Technik4
Alexander Hermann, Vice President Information Systems Europe bei Sharp, fasst die Erkenntnisse der Studie gut zusammen:
Durch veraltete, fehlerhafte und komplizierte Technik riskieren Unternehmen verlangsamte Arbeitsprozesse, Einbußen im Gewinn und sogar den Verlust wertvoller Mitarbeiter. Für sie ist es an der Zeit zu erkennen, wie wichtig aktuelle und smarte Technologien sind, die zu den sich stetig weiterentwickelnden Anforderungen der Mitarbeiter passen. Mit der richtigen Technik steigt nicht nur die Effizienz der Teams. Sie erhöht auch den Spaß an der Arbeit und die Attraktivität des Arbeitgebers.5
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Meine Meinung zu aktueller Technik im Büro und den Auswirkungen von langsamer Technik!
Während meiner Ausbildung zum Bürokaufmann konnte ich selbst Zeuge der Auswirkungen von langsamer Technik werden. Unterschiedliche Betriebssysteme, Office Produkte, Mail Programme und zu guter letzt: unterschiedliche Versionen einer Warenwirtschaftssoftware. Ein nicht nur technisches Chaos war die Konsequenz. Der Vorfall ging dann fließend in einen IT-Security Vorfall über.
Eine weitere Anekdote ist der Neukauf eines Windows PCs für eine Bekannte. Der Laptop war für Büroanwendungen gedacht. Keine großen Anforderungen an die Technik. Doch trotzdem wurde es am Ende ein Lenovo Thinkpad im mittleren Preissegment – welches alle Anforderungen, und ein wenig darüber hinaus, erfüllt. Nachdem der größte Teil der Lauschfunktionen von Windows 10 ausgeschaltet und alle Programme die benötigt werden installiert worden sind, lief der Laptop nicht nur gut – er motivierte die Bekannte auch dazu, sich wesentlich intensiver mit der Technik zu beschäftigen und sich auf freiwillig vor den Laptop zu stürzen. Mit dem alten Gerät wäre das undenkbar gewesen.
Funktionierende und schnelle Technik macht am Ende des Tages einfach Spaß – ob im privaten oder beruflichen Umfeld. IT ist zwar stets ein Kostenfaktor, bringt aber eine Menge zurück, auch wenn die Punkte weder im Rechnungswesen, noch im Controlling auftauchen!
Weitere Informationen und Quellen
[1] Studie: Langsame Bürotechnik kostet Mitarbeiter 20 Tage pro Jahr (zdnet)
[2] Unlock: Erschließen Sie 19 Arbeitstage, die jedem Mitarbeiter jährlich verloren gehen (Sharpmarketing)
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